Quais são as obrigações legais do condomínio no início do ano?
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Quais são as obrigações legais do condomínio no início do ano?

Talvez esse seja seu primeiro ano como síndico ou você está em preparação para entrar na profissão.

Então, surge a pergunta: "o começo do ano no condomínio exige muito planejamento?"

A resposta é simples e complexa. Sim! 

Aliás, começo de ano é uma temporada de planejamento para todo mundo, não é? No condomínio não é diferente.

"Ah, mas o planejamento não deveria ter sido feito no fim do ano passado?" 

Novamente, sim. Porém, o fim do ano exige uma pressão para concluir projetos, fazer pagamentos de 13º salário, dividir as férias dos funcionários, organizar eventos no condomínio, entre tantas outras coisas.

Por isso, este começo de ano é fundamental para quem não se organizou e precisa dar atenção a diversas obrigações legais do condomínio.

Continue a leitura e confira quais são elas.

O ano começou: quais são as obrigações legais do condomínio neste período?

ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA (AGO)

Entre as obrigações legais do condomínio para o começo do ano, uma das prioridades é a Assembleia Geral Ordinária, um evento em que os moradores irão decidir questões muito importantes, como:

  • Eleição dos membros do conselho
  • Aprovação do orçamento do novo ano
  • Definição das diretrizes para a gestão do ano
  • Eleição ou recondução do síndico (se necessário)

A convocação da assembleia deve ser feita com a antecedência mínima prevista na convenção condominial (geralmente 8 a 15 dias), com um aviso claro sobre a pauta a ser discutida.

PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ANO ANTERIOR

O síndico atua como representante legal dos condôminos e isso também significa administrar os recursos financeiros destinados para a manutenção e melhoria do empreendimento.

Mas, a administração dos recursos não está baseada apenas em uma relação de confiança. O Código Civil obriga o síndico a prestar contas aos condôminos sobre cada gasto.

Por isso, uma das obrigações legais do condomínio é a prestação de contas aos moradores. Isso inclui demonstrar o uso dos recursos, apresentando os relatórios financeiros e balanços contábeis que comprovem a saúde financeira do condomínio.

A prestação de contas deve ser feita com transparência e está sujeita à aprovação pelos condôminos durante a Assembleia.

ATUALIZAÇÃO DOS DADOS CADASTRAIS

Em um condomínio, é muito comum a rotatividade de moradores em apartamentos alugados. E isso pode ser um perigo caso o síndico não esteja atento aos dados cadastrais dos condôminos.

A constante atualização dos dados dos moradores é importante para que a administração do condomínio saiba quem são os moradores de cada bloco, quem são os visitantes assíduos e também os prestadores de serviço que acessam o condomínio com frequência.

Isso facilita a comunicação e também é importante para a contabilidade e segurança.

REGULARIZAÇÃO DE TRIBUTOS E TAXAS

No início do ano, uma das obrigações legais do condomínio é garantir que todos os tributos de sua responsabilidade, como o ISS (Imposto Sobre Serviços), IPTU e outros impostos municipais, estaduais ou federais, estejam pagos e regularizados. 

Caso o condomínio tenha algum tipo de isenção, é importante manter os documentos que comprovem essa condição.

REAJUSTE DA TAXA DE CONDOMÍNIO

Um condomínio, independentemente da quantidade de moradores e do seu tamanho, exige recursos para sua manutenção. Quem paga por tudo, afinal, são os moradores através da taxa de condomínio. 

Segundo o Código Civil, a taxa de condomínio pode ser reajustada no início de cada ano, mediante aprovação da Assembleia Geral Ordinária, caso existam motivos - aumento da inadimplência, correção de contratos, entre outros fatores.

"Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas..."

REVISÃO DE CONTRATOS E SERVIÇOS

É muito comum que um condomínio tenha contratos com renovação automática ou com vencimentos no início do ano.

Por isso, esse é o momento perfeito para fazer uma revisão e verificar se o contrato está sendo cumprido conforme as condições acordadas. 

A revisão também é importante para garantir a segurança jurídica, cumprimento da legislação, maior controle sobre os serviços, além de prevenção de atrasos, falhas e prejuízos.

VERIFICAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIA

Entre as obrigações legais do condomínio também está incluso a verificação da documentação trabalhista e previdenciária dos funcionários, como registro de ponto, férias, 13º salário e INSS. 

Vale lembrar também sobre o tempo de conservação de alguns documentos:

  • GFIP (Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) - 35 anos
  • Exames médicos e Laudos PPRA - 20 anos
  • DARF PIS, Formulário CAGED, Holerites, Recibos (cestas básicas, VR e VT) - 10 anos
  • DARF IRRF, GR Contribuição sindical/assistencial - 7 anos
  • Folha de cartão de ponto - 6 anos
  • DARF retenções, Apólices de seguro - 5 anos

Todas essas obrigações legais do condomínio garantem que o empreendimento esteja em conformidade com a legislação e funciona de maneira eficiente para todos os moradores.

Ter responsabilidade com todas essas demandas auxilia o síndico a ter uma boa atuação em seu dia a dia.

SAIBA MAIS -> 5 características de um bom síndico na administração de condomínios

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