A organização do controle de acesso de pessoas no condomínio é uma das questões mais importantes na administração de todo síndico.
Moradores, funcionários, visitantes, prestadores de serviços e entregadores circulam pela portaria todos os dias, o que exige atenção e regras bem estabelecidas para garantir a segurança na entrada e saída do condomínio.
Bons profissionais e um sistema tecnológico com câmeras e equipamentos modernos na portaria, porém, não são suficientes. É essencial que o síndico conte com um planejamento de segurança que combine procedimentos bem definidos, profissionais treinados e a participação dos moradores para evitar transtornos e minimizar os riscos no controle de acesso do condomínio.
Continue a leitura e confira dicas para aumentar a segurança nos condomínios que você administra.
Como funciona o controle de acesso de pessoas no condomínio?
O controle de acesso funciona como um conjunto de tecnologias e medidas que gerenciam a entrada e saída de pessoas e veículos no condomínio. Seu principal objetivo é:
- Identificar
- Autorizar
- Registrar
- Acompanhar a entrada e a saída de pessoas
- Prevenir a entrada de pessoas não autorizadas
- Reduzir invasões
Na prática, isso pode envolver visitantes, familiares, amigos, prestadores de serviços, profissionais de manutenção, corretores, entregadores e outras pessoas.
Exatamente por isso, você precisa conhecer quatro vantagens de implantar um sistema de controle de acesso no condomínio para tornar o ambiente mais organizado e valorizado.
Planejamento de segurança no condomínio: 6 estratégias para controlar o acesso de pessoas
IDENTIFICAÇÃO
Excluindo os moradores, que já são conhecidos da equipe de portaria e tem seu próprio acesso ao condomínio, todas as outras pessoas precisam ser identificadas antes de entrar no empreendimento.
No geral, o cadastro exige informações básicas:
- Nome e documento com foto
- Dados do veículo (caso estacione na área de visitantes)
- Número da unidade e nome do morador que receberá a visita ou encomenda
Vale ressaltar que a identificação também é válida para familiares, que muitas vezes se recusam a informar seus dados pessoais a partir da segunda visita, porque já são “conhecidos”. No entanto, nem sempre a equipe de portaria é a mesma e todos os profissionais precisam seguir o mesmo protocolo de segurança.
AUTORIZAÇÃO DO MORADOR
Todo visitante, seja um familiar, um prestador de serviço ou um entregador, só deve entrar no condomínio depois que a portaria confirmar a autorização diretamente com o morador.
Esse contato pode parecer um detalhe burocrático, mas a portaria não tem como saber o contexto de cada situação. Um prestador de serviço pode não ser quem diz ser. Um parente pode chegar sem avisar justamente em um momento em que o morador prefere não recebê-lo. Sem essa confirmação, o porteiro fica sem parâmetro para decidir e, justamente nesse momento, falhas de segurança podem acontecer.
Por isso, a regra deve ser simples e sem exceções: nenhuma entrada é liberada sem contato prévio com o morador correspondente.
ACESSO ÀS ÁREAS COMUNS
No caso das áreas comuns, cada condomínio tem as suas próprias regras para determinar se visitantes podem ou não usá-las com os moradores.
O mais comum é a liberação do salão de festas e churrasqueira, muito usados para festas familiares. Já a piscina e a academia são ambientes que podem não receber monitoramento suficiente, o que dificulta o trabalho dos profissionais da segurança (apesar das muitas câmeras de segurança espalhadas pelo condomínio).
Por isso, o síndico deve sempre relembrar os moradores para seguir as regras definidas na convenção do condomínio.
CADASTRO DE PRESTADORES ATUALIZADO
Muitos prestadores de serviços, diaristas e profissionais de manutenção costumam ir ao condomínio com frequência, mas isso não significa que a autorização de entrada está ativa indefinidamente.
Revisar o cadastro deles é fundamental, especialmente no caso de condomínios com porteiros diferentes a cada dia ou que usam sistemas digitais de controle de acesso.
TREINAMENTO PERIÓDICO DE PORTEIROS E FUNCIONÁRIOS
Apesar dos diversos equipamentos tecnológicos essenciais no controle de acesso de pessoas no condomínio, o trabalho humano continua essencial e insubstituível.
Mas, também é essencial que os colaboradores acompanhem a tecnologia e recebam o treinamento necessário para garantir a segurança de quem frequenta o condomínio.
Treinamentos podem abordar procedimentos de identificação, comunicação com moradores, situações suspeitas, tentativas de acesso indevido, entregas, prestadores e emergências.
ORIENTAÇÕES PARA MORADORES
A segurança da portaria também depende de quem está do outro lado do portão, os moradores.
Ao liberar acessos para desconhecidos, compartilhar credenciais individuais e facilitar a entrada de terceiros sem identificação, os moradores estão colocando sua própria segurança em risco.
O efeito carona, por exemplo, acontece quando um suposto morador aproveita a abertura de um portão para entrar junto com um morador verdadeiro, sem passar pelo processo de identificação.
Por isso, não basta controlar quem aciona o portão. É importante observar se cada pessoa que entra passou pelo procedimento previsto.
Campanhas de comunicação ajudam a transformar essas orientações em hábitos. Afinal, uma única falha no processo pode comprometer todo o sistema de controle de acesso.
Como a LGPD se aplica ao controle de acesso de pessoas no condomínio?
O cadastro de pessoas no condomínio envolve informações, como nome, documento, foto e horário de entrada, sujeitos à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que estabelece regras para a coleta, armazenamento, compartilhamento e tratamento de dados pessoais no Brasil.
O tema é sensível o suficiente para merecer atenção da administração do condomínio, que precisa se atentar a algumas regras:
- Coletar apenas os dados necessários para a finalidade de segurança, sem excessos
- Armazenar essas informações de forma segura, com acesso restrito a quem realmente precisa
- Definir um prazo de retenção e descarte desses registros
- Informar aos moradores e visitantes que seus dados estão sendo coletados e para qual finalidade
A maioria das pessoas que desejam morar em condomínio estão buscando segurança. Por trás dos muros e de um sistema de proteção de alta tecnologia, espera-se que o dia a dia seja tranquilo e sem grandes preocupações.
Por isso, reforçar a segurança do condomínio vai além da portaria e envolvem soluções que ajudam a evitar grandes problemas.
CONFIRA -> Dicas para melhorar a segurança do condomínio de forma inteligente