Como organizar uma assembleia de condomínio?
Entre as muitas funções de um síndico, existe uma que nem todo mundo gosta de participar: a assembleia de condomínio.
Tem gente que acha esse encontro chato e sem importância, porém, só o síndico sabe como a opinião dos moradores é importante para a resolução de problemas e questões que vão impactar diretamente suas vidas.
Mas, por que será que muitos moradores não gostam de participar da assembleia de condomínio?
Desinteresse | Experiências ruins | Horários inconvenientes | Falta de comunicação | Medo de conflitos | Falta de transparência | Cansaço e compromissos | Desconfiança na gestão
Todos esses motivos são plausíveis e impactam diretamente na figura do síndico, afinal, uma de suas muitas funções é organizar a assembleia de condomínio.
Então, síndico, que tal algumas dicas para planejar a assembleia de condomínio e atrair a participação dos moradores?
Mas, primeiramente…
O que é uma assembleia de condomínio?
A assembleia condominial funciona como uma reunião entre os moradores para poderem discutir questões relacionadas ao condomínio, chegando a um consenso bom para todos.
Então, você nos pergunta: que tipo de assuntos são resolvidos na assembleia de condomínio?
- Rateio de contas
- Eleição de síndico
- Resolução de problemas
- Aprovação de contas
- Manutenção e Obras
- Orçamento anual
- Regras e regulamento
- Segurança
- Conflitos entre moradores
- Eventos e atividades
- Contratação de serviços
Todos esses assuntos são muito importantes, não são?
Por isso a participação dos moradores é importante! Então, síndico, agora sim…
Quais as principais estratégias de organização para a assembleia de condomínio?
PAUTA DA REUNIÃO
Durante a sua preparação para a assembleia de condomínio, o ideal é preparar uma pauta com todos os assuntos que pretende abordar para não esquecer nada.
Evite colocar muitos assuntos na pauta para não alongar a reunião, afinal, o horário e o tempo de reunião são motivos para que os moradores não compareçam.
O ideal é impor um tempo de 20 a 30 minutos para cada pauta.
Priorize os assuntos mais importantes para o início da reunião, assim você garante a atenção dos moradores, e deixe assuntos polêmicos para o final do encontro.
EDITAL DE CONVOCAÇÃO
O Art. 1.354 do Código Civil determina:
"A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião".
Além disso, o Código Civil também estabelece que "é direito do condômino participar e votar na assembleia do condomínio, desde que esteja quite com as suas obrigações condominiais."
Portanto, a convocação é um direito dos moradores e dever do síndico. Esse chamado pode ser feito via edital impresso fixado na portaria, no elevador, no mural de avisos, além de e-mail.
É imprescindível que o edital de convocação tenha data, local e pauta da assembleia de condomínio.
PREPARE O LOCAL
No geral, essas reuniões acontecem em alguma área comum do condomínio, como o salão de festas.
Antes da reunião, organize as cadeiras para todos que confirmaram presença e, se possível, prepare café e lanches para que os moradores também possam conversar no tempo livre.
Além do local físico, é importante preparar os equipamentos para transmissão online da assembleia de condomínio.
Esse recurso surgiu durante a pandemia, quando as pessoas não podiam se reunir e hoje já é uma realidade comum, inclusive, prevista em lei.
A transmissão online da reunião também é uma oportunidade para aumentar o quórum de participação, assim, enquanto estão em casa fazendo atividades domésticas, os moradores também podem “estar presentes” no encontro.
ESCOLHA UM MORADOR PARA SER PRESIDENTE DA MESA
Antes do encontro começar, escolha um morador para atuar como presidente da mesa e ser responsável por todos os detalhes da reunião, como o horário e foco nos assuntos da pauta.
O ideal é que este morador seja neutro em relação ao convívio com o restante dos moradores, tendo um relacionamento cordial com todos. Além disso, é interessante entender sobre o regimento interno e a convenção do condomínio.
DEFINA UM PROTOCOLO
Lembra que a desorganização é um dos motivos pelos quais os moradores evitam ir na assembleia de condomínio?
Pois então, falta um protocolo com regras de boas maneiras:
- Respeito entre os moradores
- Celulares no modo silencioso
- Não discutir questões pessoais
- Limite de tempo para cada um falar
- Erguer a mão para solicitar a palavra
- Respeitar o momento de fala do vizinho
ATA DA ASSEMBLEIA
De que adiantou discutir e chegar a um consenso com os moradores se não há um documento que "prove" toda a reunião?
É para isso que a ata existe! É nela que você vai registrar cada detalhe, dos relevantes até aos que não foram levados adiante.
O que não pode faltar na ata?
- Assuntos discutidos
- Duração do encontro
- Resoluções de cada assunto
- Lista de moradores presentes
- Data, horário e local da assembleia
DÚVIDAS?
Ao término da assembleia de condomínio, tire um tempo para solucionar dúvidas dos moradores sobre os assuntos discutidos e sobre outros temas.
Lembre-se de que nem todo mundo gosta de falar na frente de todos e o síndico deve estar disposto a atender a todos.
Como falamos anteriormente, a organização da assembleia de condomínio é só uma das funções do síndico. Você é novo na profissão e quer conhecer um pouco mais sobre suas atividades?
SAIBA MAIS -> Você sabe quais são as funções do síndico?
O síndico é responsável legal pelo condomínio, garantindo a execução das decisões da assembleia, a manutenção das áreas comuns, e a administração financeira. Ele deve prestar contas regularmente, zelar pela segurança e bem-estar dos moradores, e representar o condomínio judicial e extrajudicialmente. Além disso, deve cumprir e fazer cumprir a convenção do condomínio e regulamentos internos, evitando conflitos e promovendo a harmonia.
Em todas essas funções, é imprescindível que o síndico tenha apoio profissional. Estamos falando de parceria de uma administradora de condomínios, que pode trazer boas soluções para a inadimplência, déficit nas contas, falta de organização, alta rotatividade de funcionários e outros problemas.
Na Prolar, por exemplo, os síndicos podem contar com diversos benefícios:
- Cobrança
- Assembleias
- Condomínio Terra
- Assessoria jurídica
- Assessoria contábil
- Recursos Humanos
- Prestação de contas
- App Prolar Condomínios
- Orçamento e manutenção do condomínio
- Crédito condominial Prolar-Sicredi Pioneira
- Arquivamento e Digitalização de documentos
Na hora de contratar uma administradora de condomínios, chame a Prolar!