Administrar um condomínio envolve muito mais do que cuidar das contas, contratar prestadores de serviços ou resolver problemas do dia a dia. Além do síndico, o conselho e a administradora também fazem parte da gestão e todos precisam atuar de forma coordenada.
Mas, como dividir as responsabilidades no condomínio entre síndico, conselho e administradora?
Quando esses três elementos não estão sincronizados e com papéis bem definidos, algumas tarefas podem se sobrepor, decisões demoram a sair e questões simples de serem resolvidas podem se tornar grandes problemas.
Em uma gestão bem organizada, cada parte conhece suas atribuições, respeita os limites de atuação das demais e mantém uma comunicação clara com os condôminos para que as decisões sejam tomadas com mais transparência, organização e segurança.
Síndico: gestão executiva do dia a dia
O síndico é o representante legal do condomínio, principal responsável pela sua administração e também por colocar em prática todas as decisões da assembleia.
De acordo com o Art. 1348 do Código Civil, o síndico tem funções específicas:
- Convocar a assembléia dos condôminos;
- Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
- Dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
- Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;
- Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
- Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
- Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
- Prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;
- Realizar o seguro da edificação.
A partir disso, o síndico decide por todas as questões operacionais imediatas, desde autorizar um pequeno reparo, até intermediar um conflito entre moradores.
Conselho: fiscalização e apoio estratégico
O conselho do condomínio está previsto no Artigo 23 da Lei 4.591/64:
“Será eleito, na forma prevista na Convenção, um Conselho Consultivo, constituído de três condôminos, com mandatos que não poderão exceder de 2 anos, permitida a reeleição.
Parágrafo único. Funcionará o Conselho como órgão consultivo do síndico, para assessorá-lo na solução dos problemas que digam respeito ao condomínio, podendo a Convenção definir suas atribuições específicas.”
Portanto, cabe ao conselho agir como apoio ao síndico, sem interferir nas decisões do dia a dia. Entre as principais atribuições do Conselho:
- Servir como apoio em situações de impasse;
- Acompanhar a execução do orçamento e de obras relevantes;
- Analisar e emitir considerações sobre as contas do condomínio;
- Orientar o síndico em decisões estratégicas, quando consultado.
Administradora: suporte técnico e operacional
A administradora do condomínio é uma empresa contratada que entra como parceira técnica do síndico, assumindo tarefas que ele não pode cumprir sozinho e que exigem a atuação de profissionais especializados.
Entre os principais serviços de uma administradora de condomínios:
- Assessoria jurídica
- Assessoria contábil
- Recursos humanos
- Prestação de contas
- Processo de cobrança
- Organização de assembleias
- Orçamento e manutenção do condomínio
- Arquivamento e digitalização de documentos
Ao contrário do que muitas pessoas pensam, a administradora não substitui o síndico. Na prática, ela oferece a estrutura técnica necessária para que o síndico exerça sua função com mais organização e oferece várias vantagens para sua gestão:
- Transparência financeira
- Segurança com legislação
- Apoio na redução da inadimplência
- Expertise em atividades burocráticas
- Auxílio na negociação com fornecedores
- Imparcialidade na mediação de conflitos
- Redução da carga de trabalho do síndico
Como melhorar a integração entre síndico, conselho e administradora na hora de dividir as responsabilidades no condomínio?
Síndico, conselho e administradora não precisam participar de todas as etapas de cada atividade do condomínio, mas todos devem saber quais são suas responsabilidades, quais decisões estão em andamento e quais informações precisam ser compartilhadas.
Para isso, algumas práticas podem tornar a relação mais organizada.
DEFINIÇÃO CLARA DAS ATRIBUIÇÕES DE CADA PARTE
O primeiro passo é estabelecer o que cabe ao síndico, ao conselho e à administradora, considerando a legislação, a convenção do condomínio, o regimento interno, as decisões tomadas em assembleia e o contrato firmado com a administradora.
Quanto mais claras forem essas atribuições, menor será o risco de tarefas ficarem sem responsável ou de diferentes pessoas tentarem tomar decisões sobre a mesma questão.
ROTINA DE ACOMPANHAMENTO
Reuniões periódicas entre síndico, conselho e administradora podem ajudar a acompanhar a situação financeira do condomínio, contratos em andamento, manutenções, obras, demandas dos moradores e outras questões relevantes.
O mais importante é que exista uma rotina de acompanhamento da gestão, com pautas organizadas e registro das decisões para que os problemas sejam identificados antes de se tornarem urgentes.
CANAIS DE COMUNICAÇÃO
Quando mensagens pessoais, grupos, e-mails e conversas informais são tratadas por meios de comunicação diferentes, pode ser difícil acompanhar o histórico das decisões e localizar informações importantes.
O condomínio pode estabelecer canais específicos para:
- Atendimento aos moradores;
- Acompanhamento pelo conselho;
- Registro de solicitações e ocorrências;
- Envio de documentos e comunicados;
- Comunicação entre síndico e administradora.
A organização dos canais não significa tornar a comunicação mais burocrática. Pelo contrário: ajuda a evitar informações desencontradas e facilita o acompanhamento das demandas.
REGISTRO DE DECISÕES E RESPONSABILIDADES
Ao dividir as responsabilidades no condomínio, deve existir um cuidado especial sobre o que será feito, quem ficará responsável pela execução e qual será o prazo previsto.
Essas decisões são extremamente importantes quando se trata de obras, contratações, mudanças em procedimentos e tudo o que envolve despesas significativas.
O mais importante é trabalhar em conjunto!
O objetivo de dividir responsabilidades no condomínio entre síndico, conselho e administradora é justamente evitar que a gestão dependa de uma única pessoa.
- O síndico precisa de apoio para lidar com a complexidade da administração.
- O conselho precisa ter acesso às informações necessárias para acompanhar as contas.
- A administradora pode contribuir com sua experiência técnica e operacional
No entanto, existem momentos que o condomínio percebe alguns sinais de que o trabalho da administradora não está evoluindo e deixando a desejar. Quando isso acontece, é hora de ficar atento para se prevenir contra problemas administrativos, financeiros e jurídicos.
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